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Base de conocimientos: Correo Electrónico
Mi casilla de correo esta próxima a llenarse o esta llena
Publicado por Juan Torres en 22 November 2018 01:54 PM

Mi casilla de correo esta próxima a llenarse o esta llena

Problema:

Es posible recibir correos electrónicos, sin embargo no se puede enviar desde tu cliente de correo electrónico preferido (Outlook, Eudora, Mail etc).

Causa:

 

La casilla de correo ha llegado al limite de su capacidad asignada y no le permite hacer envíos. El usuario debió recibir varios mensajes de advertencia días o semanas atrás  indicando que su casilla estaba próxima a llenarse e indicando el porcentaje de uso. Estas alertas se comienzan a enviar a partir del 85% de capacidad llena. Nuestro servidor de correo electrónico permite sin embargo que se puedan seguir recibiendo mensajes para evitar la perdida de información.  

Cada casilla de correo tiene asignada un limite de capacidad según el plan contratado y/o las políticas que haya creado su empresa. Debe revisar con el administrador de correos que capacidad tiene asignada y si es posible ampliarla. Una vez ajustado el limite a un mayor valor, su cuenta volverá a trabajar de forma normal.

Importante: Fijar un limite de capacidad a las cuentas de correo es necesario para los siguientes casos:

  1. Cuando el plan de hosting contratado es limitado y obliga a fijar limites a todos los usuarios para que otros usuarios no excedan los limites
  2. Porque el administrador de correos o encargado de soporte asigna limites específicos a cada cuenta

¿Como liberar espacio en mi casilla de correo?

Paso 1: Hacer un inventario de los mensajes que existen en la casilla de correos para determinar un rango de elementos que se pueden eliminar, por ejemplo por fecha, por tamaño etc

Es muy importante que el usuario tenga en cuenta que la capacidad de correos en el servidor es muy diferente a la capacidad en el PC o Portatil. Esto significa que el usuario debe concentrarse en eliminar información en el servidor y no necesariamente en su equipo local. Muchas veces eliminar los mensajes localmente no afecta o contribuye en nada con el problema

 

Paso 2: Confirmar el tipo de configuración que utiliza en su PC, portatil y celulares

 

- Configuración por IMAP

Significa que la misma información que esta en el servidor también esta en su equipo, esto es porque esta sincronizada en tiempo real. En este caso eliminar información localmente si contribuye a aumentar espacio libre en el servidor

IMAP sincroniza en ambas partes tanto los mensajes enviados y recibidos
Por lo anterior, los mensajes no se eliminan en el servidor si el usuario no crea unas políticas claras sobre los históricos, generando la acumulación de meses y/o años de mensajes 

- Configuración por POP

Significa que la información que esta en el servidor no es igual que la que esta en su equipo PC o Portatil o Celular, esto es porque no se sincroniza en tiempo real. En este caso eliminar información localmente (en el PC, Portatil o Celular) no contribuye a aumentar espacio libre en el servidor

POP solo descarga los mensajes recibidos
Los mensajes enviados no se guardan en el servidor sino unicamente en el PC, Portatil o Celular del usuario
POP no permite sincronizar carpetas creadas localmente en el servidor así que esta distribución de datos solo se almacena en el equipo del usuario

 

Paso 3: Con la ayuda del soporte técnico de la empresa, el usuario debe diseñar y crear una políticas claras sobre el historial de correos como por ejemplo:

  1. Establecer un lugar de archivo histórico dentro del equipo PC o Portatil
  2. Mover el archivo histórico periodicamente o de forma automática para mantener espacio libre en el servidor
  3. Si su caso es con POP, deberá ingresar via Webmail para ver en linea el uso de la capacidad y desde hay eliminar la información histórica que ya no necesite o sea relevante
  4. Recuerde que una vez eliminada la información en el servidor es posible recuperarla  

Tipos de solución disponibles

  1. La mas sencilla aparte de eliminar información de correos es aumentar la capacidad de la cuenta. Contáctese con el administrador de correos en su empresa para que le amplíe la capacidad 
  2. Contactar al departamento de sistemas de su empresa para revisar las políticas de capacidad asignadas y establecer una solución según su caso
  3. Disnet ofrece un servicio de respaldo que permite almacenar la historia de correos por 5,10, 20 años etc. Esta solución almacena la información en un servidor externo aparte del servidor de correos, lo que garantiza acceso a la información en caso de que falle el servidor de correos  por algún motivo. Ofrece seguridad, cumple con reglas y políticas de auditoria y limita solo el acceso a la información y no es posible que quien consulte elimine información

    Si esta interesado(a) o desea conocer mas acerca de esta solución de respaldo, por favor envíenos un mensaje a soporte@disnet.co o comuníquese a nuestro PBX 571-4924930
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